Pracodawca ma prawo refundować pracownikowi wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu do celów służbowych. Obliczanie ilości faktycznie przejechanych kilometrów, czyli tzw. kilometrówki, dokonuje się na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu danego pojazdu.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.):
"§ 5. 1. Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.

2. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

3. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż: (...)"

Aktualne stawki za 1 km przebiegu pojazdu pozostają bez zmian:

Samochód do 900 cm3 - 0,5214 zł.

Samochód od 900 cm3 - 0,8358 zł.

Motocykl - 0,2302 zł

Motorower - 0,1382 zł

Stawki za 1 km  przebiegu pojazdu wg. Projektu Rozporządzenia
Ministra Infrastruktury  na rok 2012:

Samochód o pojemności do 900 cm3 - 0,97 zł,

Samochód o pojemności powyżej 900 cm3 – 1,01 zł,

Motocykl - 0,92 zł,

Motorower - 0,81 zł.

Specjalna regulacja dotyczy pojazdów używanych w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych poza drogami twardymi. Dla nich stawki powyższych kwot będą ulegały podwyższeniu przy zastosowaniu mnożnika 1, 2.

Podróże zagranica - należności za czas podróży służbowej zagranicznej

Z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

• diety;
• zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów;
• zwrot innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracodawca może zezwolić na dojazd przez pracownika jego własnym pojazdem, ale - w przeciwieństwie do podróży krajowych - może to być wyłącznie samochód, nie motocykl czy motorower (pod rygorem uznania wypłaty za wynagrodzenie ze stosunku pracy).

W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków, toteż pracodawca powinien zawsze zadbać o ubezpieczenie pracownika obejmujące również transport zwłok do kraju, którego koszty również go obciążają.